Het privacy statement van De Protestantse Gemeente Soest is van toepassing op alle gegevensverwerkingen en op onze websites en apps. Bij bepaalde diensten of tools kan een specifiek privacy statement zijn opgenomen waarin u – aanvullend op dit algemene privacy statement – nadere details kunt vinden.
Privacyverklaring
De Protestantse Gemeente Soest vindt het heel belangrijk dat uw persoonsgegevens worden beschermd. Wij respecteren de privacy van onze leden, bezoekers en gebruikers van onze websites en apps. We zien erop toe dat uw persoongegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. De Protestantse Gemeente Soest verwerkt persoonsgegevens volgens de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Telecommunicatiewet stellen. We houden ons daarbij aan alle wet- en regelgeving wat betreft de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Uw rechten en de procedure bij een verzoek
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
- Het recht op dataportabiliteit.
Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij. - Het recht op vergetelheid.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten. - Het recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien. - Het recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten. - Het recht op beperking van de verwerking:
Het recht om minder gegevens te laten verwerken. - Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen. - Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
- Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een verzoek met betrekking tot een van bovenstaande rechten kunt u via e-mail richten aan het Kerkelijk Bureau (kerkelijkbureau@pgsoest.nl), onder vermelding van ‘mijn privacy’. Per post kan ook: Protestantse Gemeente Soest, t.a.v. Kerkelijk Bureau, Park Vredehof 2, 3762 DV Soest. Wij reageren zo snel mogelijk en in ieder geval binnen vier weken op uw verzoek.
Uitschrijving
Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad.
De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.
Verwerkingen vanwege de algemene organisatie en ledenadministratie
Gezien de werking van de Protestantse Kerk vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. Hieronder wordt duidelijk om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
Situatie
De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen.
welke gegevens zijn erbij betrokken
Voor zover bekend en van toepassing worden hierbij de volgende gegevens verwerkt:
- naam en voornamen c.q. voorletters;
- woonplaats
- geslacht
- geboortedatum
grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.
Situatie
De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie.
welke gegevens zijn erbij betrokken
Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
- naam en voornamen c.q. voorletters;
- straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
- geboortedatum en -plaats;
- geslacht;
- burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;
alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
- doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
- belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
- kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
- kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken;
- datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
- gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
- datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
- datum van overlijden,
- datum van vertrek naar het buitenland,
- datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
- datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
- datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
- datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9;
- de aard van de verbondenheid met de gemeente,
onder vermelding van de kerngroep waartoe betrokkene behoort.
grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en/of ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.
Verwerkingen vanwege het plaatselijk leven en werk in de kerk
In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Hieronder wordt duidelijk om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
Situatie
Er worden diverse nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.
welke gegevens zijn erbij betrokken
Voor zover bekend en van toepassing, worden hierbij de volgende gegevens verwerkt:
– naam en voornamen c.q. voorletters;
– e-mailadres en/of postadres
grondslag
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en de uitvoering van de overeenkomst.
Situatie
Er worden beeld- en/of geluidsopnames van kerkdiensten gepubliceerd via onze gedrukte media, onze nieuwsbrieven, onze websites en social media.
welke gegevens zijn erbij betrokken
Het is mogelijk dat bezoekers van genoemde activiteiten in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van bezoekers tijdens de genoemde activiteiten worden verwerkt. Bij het publiceren wordt rekening gehouden met de wensen van individuele kerkgangers.
grondslag
Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze activiteiten mee te maken plaatst de gemeente activiteiten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.
Situatie
Gemeenteleden worden aangeschreven of gebeld voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging
Welke gegevens zijn erbij betrokken?
– naam en voornamen c.q. voorletters;
– straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres
– geboortedatum en plaats
– geslacht
– telefoonnummer
– financiële gegevens
Grondslag
Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.
Situatie
Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie.
Welke gegevens zijn erbij betrokken?
– naam en voornamen c.q. voorletters;
– straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres
– geboortedatum en plaats
– geslacht
– telefoonnummer
– e-mailadres
– financiële gegevens
Grondslag
De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens.
Situatie
Via de website van de gemeente kunnen mensen contact opnemen via een contactformulier waar een aan te vinken optie is voor het geven van toestemming voor het verwerken van de persoons-/contactgegevens.
Welke gegevens zijn erbij betrokken?
In het contact-formulier moeten mensen ten minste invullen:
– naam en voornamen c.q. voorletters;
– straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres
Grondslag
De gemeente en de diaconie willen toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerken op basis van verkregen toestemming deze gegevens.
Bewaartermijnen
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.
Voor meer informatie over bewaartermijnen kunt u terecht op de website https://www.protestantsekerk.nl/actief-in-de-kerk/besturen/privacy/privacy-algemeen.
Doorgifte aan anderen
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
-Bedrijven voor de verzorging van post en/óf e-mails
-Internetdiensten (zoals cloudopslag)
-Callcentra
Datalekken
De Protestantse Gemeente Soest houdt zich uiteraard aan haar wettelijke verplichtingen wat betreft het melden van datalekken. Wij melden een ernstig datalek van persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht u een (mogelijk) datalek ontdekken, verzoeken wij u ons dit zo snel mogelijk te laten weten, door ons een e-mail te sturen met uw naam en telefoonnummer en een korte omschrijving van het datalek.
Beveiligingsverklaring
De Protestantse Gemeente Soest gaat zeer zorgvuldig om met de veiligheid van haar systemen. Desondanks kunnen er in de beveiliging van onze systemen zwakke plekken voorkomen. Mocht u er één vinden, dan horen wij dat graag. Wij treffen dan zo snel mogelijk gepaste maatregelen.
Vragen of klachten
Heeft u na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid? Richt deze aan: Kerkelijk Bureau van de Protestantse Gemeente Soest, Park Vredehof 2, 3762 DV Soest.
U kunt hiervoor ook bellen met het Kerkelijk Bureau via telefoonnr. 035-683 65 41 of een e-mail bericht sturen naar: kerkelijkbureau@pgsoest.nl
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over het verwerken van persoonsgegevens. Op grond van de privacywet heeft u ook de mogelijkheid om een melding te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt via de website contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor wijzigingen aan te brengen in het privacy statement. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken om de meest actuele versie te kunnen raadplegen.
De Protestantse Gemeente Soest en haar College van Kerkrentmeesters en haar College van Diakenen, worden in dit privacy statement aangeduid als ‘De Protestantse Gemeente Soest’
Soest, 12 oktober 2018
Voor dit privacy statement is gebruik gemaakt van de Model Privacyverklaring van de Protestantse Kerk in Nederland (versie 4)
Reageren niet mogelijk.
